Le type d'attentes et d'attitudes à l'égard du bénévolat (et par extension des bénévoles) est un facteur déterminant pour le succès d'un projet de collaboration. Le bénévolat repose, en effet, sur une logique propre différente de celle qui régit le salariat. Pour le dire en bref, les bénévoles ne sont pas une main d'œuvre salariée. Respecter cette spécificité du bénévolat est fondamental. Il importe également de s'intéresser aux motivations et aux satisfactions qui soutiennent l'engagement personnel de chaque bénévole.

Cela dit, quels sont les critères à prendre en considération lorsque se pose, pour une association, la question du recours à des bénévoles ?

1. Identifier le projet de l'association. Clarifier les besoins.
Etre à même de répondre aux questions suivantes : Qui sommes-nous ? Que voulons-nous ? De quelles personnes nouvelles avons-nous besoin pour optimiser/développer nos activités ?

2. Planifier les objectifs. Se doter d'outils d'évaluation.
Définir les objectifs en termes mesurables : délai de temps, nombre de personnes nécessaires, coût, etc. Réaliser des organigrammes, cahiers des charges, convention de collaboration, évaluation des résultats au niveau collectif et individuel.

3. Organiser le recrutement des bénévoles
Considérer le recrutement comme une activité en soi ! Constituer une « équipe de recrutement ».
Elaborer un matériel de recrutement (dépliants, réunions d'information, articles de presse).

4. Donner au recrutement les dimensions d'un objectif
Le recrutement doit être planifié, défini en termes quantifiés :

• nombre de bénévoles à recruter
• nombre d'heures de bénévolat souhaitées par mois
• nombre et profils de postes à remplir
• délai envisagé pour réaliser ce recrutement
• estimation du coût de la campagne de recrutement, du fonctionnement (encadrement, défraiement) des bénévoles dans l'association.

5. Favoriser la communication à l'intérieur de l'association
Veiller au bon niveau d'information de l'ensemble des membres de l'association.
Multiplier les occasions d'échanges entre les membres.

6. Favoriser l'épanouissement des relations humaines
Prévoir un poste de coordinateur des bénévoles.
Gérer les conflits.
Offrir des formations.
Proposer des moments d'échanges en groupes.

7. Motiver, mobiliser, fidéliser toutes les forces de l'association
« Garder la flamme ». Instaurer une culture positive.

Le bénévolat, action librement choisie et non rémunérée, repose sur une relation de confiance et de respect entre le bénévole et l'association. Il s'agit d'un engagement réciproque fait de droits et d'obligations respectifs.

Les droits des bénévoles

• Bénéficier d'une information claire sur l'organisation, ses objectifs et son fonctionnement comme sur l'activité bénévole à accomplir.
• Décider de la durée de l'engagement. En règle générale, pour des activités réalisées régulièrement, la durée est au maximum de 4 à 6 heures par semaine.
• Avoir la possibilité s'adresser à une personne de référence au sein de l'organisme pour toute question liée à l'activité.
• Recevoir un défraiement pour les frais que l'activité nécessite (téléphone, transport,…).
• Etre « couvert » au plan des assurances pendant l'activité (accidents, responsabilité civile, casco).
• Obtenir une attestation relative à l'activité bénévole.

Les obligations des bénévoles

• Adhérer à la mission et aux valeurs de l'association et participer à l'atteinte de ses objectifs.
• Souscrire au devoir de discrétion.
• Respecter les personnes avec lesquelles ou auprès desquelles l' activité bénévole s'exerce.
• Assurer avec sérieux et régularité l'activité choisie ; annoncer suffisamment à l'avance tout changement de disponibilité ou cessation de l'engagement.
• Collaborer dans un esprit de compréhension mutuelle avec les autres bénévoles et les éventuels salariés.
• Suivre les temps de formation proposés ou toute action visant à renforcer les compétences.
  

L'engagement bénévole est un choix personnel d'offrir sans perspective de rémunération un peu de son temps, de soi-même et de ses compétences.
Le respect de quelques principes de base favorise le développement d'une collaboration fructueuse et harmonieuse entre le bénévole et l'association.

Quels sont les points principaux à préciser ?

Contexte de collaboration
Donner une information claire sur la mission de l'association ses objectifs, son fonctionnement comme sur l'activité bénévole à accomplir. Confier au bénévole une activité qui lui convienne et qui corresponde à ses compétences.

Conditions de travail et la durée de l'activité bénévole
La durée de l'activité est de l'ordre de 4h. à 6h. par semaine. Exception : les engagements bénévoles ponctuels liés à un événement de plusieurs jours, tels que : manifestations sportives ou culturelles, camps de vacances pour personnes handicapées, etc.

Couverture au plan des assurances
Assurer les bénévoles pendant leur activité (assurances accidents, responsabilité civile, casco).
Voir fiche correspondante

Défraiements
Rembourser aux bénévoles les frais que leur activité nécessite (par ex. : frais de transports, téléphones). Divers modes de remboursement sont possible : sur la base de notes de frais, forfaitairement, trimestriellement, … .
Voir fiche correspondante

Encadrement des bénévoles
Soigner l'accueil des bénévoles. Prévoir au sein de l'association une personne de référence chargée de leur accompagnement. Offrir des temps de formation et d'échange de leurs expériences pour ajuster les pratiques (p.ex: groupes de discussion).
Voir : www.dossier-benevolat.ch

Reconnaissance de l'activité
Faire le point régulièrement sur le travail réalisé par le bénévole et son apport à l'association. Remettre au bénévole une attestation pour l'activité accomplie.
Voir : www.dossier-benevolat.ch

Comment motiver les bénévoles et soutenir leur engagement ? Cette interrogation est incontournable pour toute association qui compte sur le concours de bénévoles pour développer ses activités et offrir ses prestations. Quelles sont les principales motivations des personnes qui s'engagent dans le bénévolat ? Qu'est-ce qui soutient leur engagement dans la durée ? Quelles sont les principales causes de satisfaction et d'insatisfaction des bénévoles ? Au-delà des particularités individuelles, l'expérience met en évidence quelques principaux facteurs.

Facteurs de motivation

• La satisfaction d'accomplir quelque chose d'utile, de rendre service et d'apporter quelque chose à la société, voire de participer à l'évolution d'une cause;
• Le sentiment d'agir en direction d'autrui et de créer des liens de solidarité;
• L'occasion de se réaliser personnellement, que cela soit : au plan relationnel comme à celui des compétences ou des capacités, au fait de connaître d'autres personnes, d'autres milieux, d'autres cultures ou encore de mieux se connaître soi-même;
• La reconnaissance par l'organisation/institution de l'activité et de l'action accomplies ainsi que son soutien de l'engagement bénévole;
• La création et le développement de liens sociaux et amicaux;
• Le sentiment d'appartenance à un groupe et dans lequel il est possible d'échanger et de partager.

Facteurs de découragement

• Une tâche bénévole non adaptée aux goûts, aux compétences, aux intérêts et à la disponibilité du bénévole a comme conséquence de provoquer son épuisement;
• Les dysfonctionnements dans l'organisation et la coordination des activités;
• L'absence de collaboration avec le personnel salarié de l'organisation/institution, voire une ambiance tendue et conflictuelle;
• Le manque de reconnaissance de la part de l'organisation/institution ainsi que l'insuffisance de mesures de soutien et d'accompagnement comme de moyens de formation;
• L'insuffisance de relations avec les autres bénévoles et/ou le personnel salarié;
• L'absence de moyens financiers, que cela concerne les dispositions de base à l'égard des bénévoles (assurances, défraiement, …) ou en faveur de la réalisation des activités bénévoles.

Mme/M

L'association … vous remercie d'offrir vos services de bénévole au sein de notre Association et vous souhaite la bienvenue.

La présente convention a pour objectif de clarifier la collaboration envisagée et de vous apporter les informations utiles à l'accomplissement de votre activité.

Nous notons que vous offrez vos services à raison d'environ … heures hebdomadaires.

Votre activité consistera à : .............................
Votre lieu d'activité est situé : .............................

Vous rencontrerez régulièrement M./Mme… , personne à laquelle vous pourrez vous référer pour les décisions importantes et qui est en mesure de vous apporter un appui si vous le jugez utile.

Vous aurez également la possibilité de suivre diverses formations.

De plus, nous vous informons que notre association assure les bénévoles :

• en responsabilité civile ;
• pour les accidents survenant sur le chemin entre le domicile et le lieu de l'activité bénévole et le retour.

Chacune des parties peut rompre la collaboration bénévole par simple lettre prévoyant un préavis d'un mois, sauf raison majeure.

Nous vous rendons attentif au fait que vous êtes tenu à la plus stricte confidentialité dans le cadre de votre activité.

Nous vous souhaitons beaucoup de satisfaction au sein de notre Association. Vous le savez, votre concours est précieux et, une fois encore, nous vous remercions pour votre engagement.

Nous vous saurions gré de bien vouloir dater et signer en double exemplaire la présente convention pour accord et de nous renvoyer un exemplaire à votre plus proche convenance.

Le bénévole :

La personne référente :

Fait à … en deux exemplaires, le …

L'exemple de l'Association des Services Bénévoles Vaudois (2005)

L'Association des Services Bénévoles Vaudois (ASBV) offre cinq prestations d'assurance à tout bénévole rattaché à l'association à travers les divers groupes du canton. Relevons que ces prestations sont possibles grâce au soutien de la Loterie Romande.

Hormis une modique contribution des groupes (fr 5.- par personne et par année), les primes et les franchises sont prises en charge par l'ASBV. Celle-ci en sa qualité de preneur d'assurance effectue également toutes les démarches.

Assurance occupants
Les personnes transportées par les conducteurs bénévoles sont couvertes pour autant que la course soit effectuée sur mandat du service bénévole. L'assurance est limitée aux personnes confiées. Le conducteur est exclu de la couverture d'assurance.

Assurance casco
Elle couvre le véhicule utilisé par le chauffeur bénévole qu'il soit on non sa propriété pour autant qu'il s'agisse d'un déplacement/transport effectué dans le cadre du service bénévole.
L'indemnité maximale s'élève à fr. 30'000.- par véhicule.
Dès la 7e année du véhicule, l'assurance couvre les dégâts survenus à hauteur du prix du marché du véhicule (valeur argus).

Assurance perte de bonus
Lors d'un accident de voiture causé par le chauffeur bénévole, les dommages à l'autre véhicule sont pris en charge par la RC individuelle du bénévole. Ce dernier va donc perdre son bonus et subir une surprime (pénalité).
L'assurance « perte de bonus » rembourse dans ce cas cette surprime sous forme d'une indemnité forfaitaire. Cette assurance est offerte au plus une fois par année civile à chaque chauffeur bénévole.

Assurance collective accidents
Elle concerne chaque personne bénévole. Lors d'accidents survenus dans l'exercice d'un acte bénévole, les frais de traitement sont assurés en complément aux prestations de la compagnie auprès de laquelle le bénévole est assuré personnellement.
Cependant, si au moment de l'accident il n'y a pas de couverture personnelle pour le bénévole, l'assurance collective de l'ASBV supporte la totalité des frais.

Assurance responsabilité civile
Elle couvre les dommages physiques (lésions corporelles) ou les dégâts matériel (destruction, détérioration, perte de choses) causés pendant la durée d'une intervention par un bénévole, à l'exception des transports.

Le défraiement est une des règles d'or du bénévolat promu au niveau suisse parce qu'il favorise l'accès au bénévolat de toutes les personnes quelle que soit leur situation financière et sociale.
www.dossier-benevolat.ch

Comment procéder ?

1. L'organisation établit, avec le collaborateur bénévole, la liste des frais engagés dans ses actions.
2. A la fin de chaque mois (ou trimestriellement) - si les actions prévues sont de longue durée, ou au terme de la collaboration - si elle est courte et ponctuelle -, le collaborateur bénévole établit une note de frais.
3. La somme correspondante lui est alors versée (compte postal ou bancaire).

Certaines associations versent aux bénévoles, sans justificatifs, des montants forfaitaires pour leurs faux frais (par exemple annuellement de l'ordre de Fr. 100.- à Fr. 200.-). Cette pratique comporte le risque que ces montants soient assimilés à des salaires qui n'auraient pas été déclarés à l'AVS surtout dans le cas où la personne ne bénéficie pas d'un revenu principal.

REMARQUES

Tous les salaires sont en principe soumis aux cotisations AVS/AI/APG et AC. Les cotisations ne doivent cependant pas être perçues lorsque :

• Le salaire ne dépasse pas Fr. 2'200.- par an
• La personne salariée n'exige pas le paiement des cotisations
• Il ne s'agit pas d'une activité dans un ménage.

En d'autres termes, pour être exonéré, le salaire ne doit pas dépasser Fr. 2'200.- par an et par employeur, sinon, les cotisations AVS/AI/APG et AC sont prélevées sur la totalité du salaire. Toutes les rétributions allouées par l'employeur à la personne salariée pour une activité doivent être additionnées.

Toutefois, les défraiements ne sont pas soumis à l'AVS car ils sont liés à des remboursements de frais.

Pour plus d'informations www.bsv.admin.ch

Nom: DURANT Jacqueline
Adresse: Ave des Vergers 3
NPA/Loc. 1009 Pully

Institution: Association.....
Fonction: Responsable distribution produits de première nécessité
Période : 1995 à fin 2006
Horaire: 15h. par mois

Confirmation – évaluation

Le travail de Madame Durant a débuté par une distribution de paquets (alimentaires/textile/hygiène), en provenance de pays nantis et a démontré son aptitude à la gestion et à l'organisation.

Tout au long de ces 10 ans, Mme D. a pu développer des capacités d'écoute et d'observation, d'analyse rapide des situations. Elle a acquis une grande faculté d'adaptation à ces situations très diverses, une grande ouverture d'esprit et la volonté d'intégration auprès des populations locales à l'étranger.

De retour en Suisse, Mme D. souhaite apporter son aide dans un domaine à déterminer, où elle pourra mettre à profit ses compétences auprès de la maison-mère à Genève.

Le responsable du bénévolat à l'étranger

Lieu: Lausanne, le 20 décembre 2006
Signature: Paul Schlaepfer

Autres exemples : www.dossier-benevolat.ch

Le Dossier Bénévolat Suisse est une réalisation nationale qui permet de faire reconnaître les compétences et les expériences des bénévoles. Disponible en langue française, allemande et italienne, cet outil a été créé pour permettre à toute personne, quel que soit son âge et sa situation, de valoriser ses compétences acquises dans le cadre d'un engagement bénévole.

Une première évaluation effectuée au niveau national montre que cet outil peut devenir un réel coup de pouce pour réussir une sélection à l'entrée dans une école ou pour trouver un emploi.

Remplir ce dossier peut aussi être l'occasion d'un dialogue entre le responsable des bénévoles dans une association et un bénévole, ceci dans le but de trouver la description la plus objective possible des tâches exécutées, des résultats obtenus et des compétences mises en œuvre.

Concrètement, le Dossier Bénévolat Suisse propose une méthode concrète, accompagnée d'un guide d'utilisation, pour recenser, présenter clairement et synthétiquement les points essentiels de l'engagement bénévole. Par exemple:

• L'inventaire des activités bénévoles réalisées (cadre et contexte des activités, fonctions et domaine d'activité, spécificités de l'activité,…) ;
• La comptabilisation du temps de travail accompli pour chaque activité bénévole (par semaine, par mois, engagement ponctuel) et son récapitulatif global dans le but d'avoir un aperçu des activités bénévoles accomplies ;
• La description des compétences utilisées dans l'activité bénévole (compétences personnelles et sociales, méthodologiques, professionnelles) ;
• La participation à des journées de formation, à des séminaires, à des supervisions… ;
• Les attestations de bénévolat délivrées par les organisations.

Régulièrement des ateliers de formation sont organisés par le Groupe Romand de Promotion du Bénévolat dans le but de faciliter l'utilisation du Dossier Bénévolat Suisse.

Vous souhaitez commander le Dossier Bénévolat Suisse (prix : Fr. 5.-). Vous aimeriez participer à un atelier afin d'utiliser pleinement ce dossier ? Adressez-vous directement à notre association.

Voir aussi: > www.dossier-benevolat.ch

Au moment de sa création, l'association compte, le plus souvent, sur le seul soutien des bénévoles. C'est après un certain temps que la question d'engager du personnel salarié se pose pour répondre à des besoins que le comité et les bénévoles ne sont plus en mesure d'assurer (volume de travail, pérennité des prestations/activités proposées, etc.). Dans ce type d'associations, l'engagement d'un salarié, appelé souvent « permanent », « secrétaire exécutif » vise prioritairement le soutien des forces bénévoles.

insi, la personne va devoir :

• être au service des collaborateurs bénévoles
• coopérer de manière étroite avec le comité
• être le garant de la mission de l'association
• proposer des objectifs et leurs priorités
• les quantifier et les planifier (calendrier, ressources humaines et matérielles)
• stimuler la communication interne et externe

Quelques règles indicatives
Dans la mesure où l'engagement bénévole est un acte libre, si un « temps bénévole » est attendu d'un salarié, il est important que cette question soit clarifiée dès l'engagement. Il vaut mieux préciser que l'association cherche une personne pour un poste à 50 %, dont 30 % pourra être salarié, que confondre « heures supplémentaires » et « bénévolat attendu ».
Pour fixer les salaires, le statut de la fonction publique est intéressant. Si cela n'est pas possible, il convient de garantir aux personnes un statut ayant fait l'objet d'un débat au sein de l'association.

Tout particulièrement si l' association vise l'intérêt général et exerce une activité désintéressée, il est nécessaire qu'elle soit administrée bénévolement. Dès lors, si des salariés participent aux travaux du comité, il est important qu'ils disposent d'une voix consultative et non délibérative.
Rappelons que c'est le comité qui engage et licencie les salariés et que si ces derniers disposent de voix délibératives, ils sont « juges et parties ». Cela dit, il faut savoir qu'une personne est en mesure de donner un point de vue affirmé tout en ne disposant que d'une voix consultative.
Si l'association emploie plusieurs salariés, il est adéquat que l'un d'entre eux les représente et siège au comité avec une voix délibérative.

Au-delà du simple paiement de la rémunération, vous devez tenir compte des conséquences sociales (affiliation aux régimes de protection sociale) qu'implique le recours à des collaborateurs professionnels.

Les cotisations sont obligatoires pour l'assurance-vieillesse et survivants (AVS), l'assurance-invalidité (AI), l'assurance perte de gain (APG), l'assurance-chômage et indemnités en cas d'insolvabilité (LACI), l'assurance-accidents (LAA). Il est aussi exigé l'affiliation à une institution de prévoyance (LPP), ainsi qu'à une caisse d'allocations familiales (AF).

Prenons un exemple. Pour un revenu annuel inférieur ou égal à Fr. 126'000.–, l'ensemble des cotisations dues à l'assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l'assurance-invalidité (AI), à l'assurance perte de gain (APG) et à l'assurance-chômage (AC), sur la somme annuelle des salaires, s'élèvera à environ 14,5 % (charges employeur/employé cumulées).

Toutes les personnes salariées qui travaillent en Suisse sont obligatoirement assurées contre les accidents. Les employeurs doivent assurer leurs employés selon les domaines d'activités auprès de la CNA soit SUVA ou auprès des autres assureurs autorisés (compagnies d'assurances privées, caisses-maladie ou caisses d'assurances-accidents publiques).

Les assurés ont droit aux prestations d'assurance en cas :
– d'accident professionnel ;
– d'accident non professionnel et de maladie professionnelle.

Les employeurs prennent en charge les primes de l'assurance obligatoire contre les accidents et les maladies professionnelles. Les salariés assument les primes d'assurance obligatoire contre les accidents non professionnels (sauf si des conventions plus favorables aux salariés ont été conclues). Cependant, les employeurs doivent verser la totalité des primes. Ils déduisent du salaire la part de l'employé. De plus, en vertu de la loi sur la prévoyance professionnelle (LPP) les salariés dont le salaire annuel lié à leur activité principale est égal ou supérieur à Fr. 19'350.- sont obligatoirement assurés. Il est évident qu'il est possible d'assurer les employés à partir d'un seuil plus bas ou jusqu'à une limite supérieure plus élevée.

Les caisses de compensation AVS contrôlent si tous les employeurs occupant des salariés soumis à la prévoyance professionnelle sont affiliés à une institution de prévoyance inscrite au registre.

L'employeur prendra également à sa charge les allocations familiales.
Pour obtenir les renseignements sur l'ensemble de ces questions, vous pouvez vous adresser à l'Agence communale d'assurances sociales de votre localité.

Les obligations liées au droit du travail
Les associations qui engagent du personnel salarié doivent, bien évidemment, se conformer au droit du travail (Code des obligations 319 ss). L'établissement de contrat de travail des salariés, que la durée de l'engagement soit indéterminée, déterminée ou occasionnelle, est nécessaire.

Voir aussi: www.assurancessociales.admin.ch, www.centrepatronal.ch

Etablissement d’un contrat de travail individuel durée indéterminée ou déterminée

Un contrat de travail est conclu dès qu'un employeur est un travailleur se sont mis d'accord sur les conditions essentielles d'un engagement même si rien n'a été fixé par écrit (contrat oral).

Lorsque le rapport de travail a été convenu pour une durée indéterminée ou pour plus d'un mois, l'employeur doit informer le travailleur par écrit, au plus tard un mois après le début du rapport de travail, des points suivants: le nom des parties, la date du début du rapport de travail, la fonction du travailleur, le salaire et les éventuels suppléments salariaux, la durée hebdomadaire du travail.

Le moyen le plus simple de se conformer à l'obligation d'informer, est de conclure un contrat de travail écrit.

Le Guide de l'employeur (édité par le Centre patronal) www.centrepatronal.ch comprend, notamment, un canevas pour l'établissement d'un contrat de travail individuel. Ce document peut être consulté dans notre espace documentation.

Dans le cadre de la permanence du Centre patronal, il est également possible d'obtenir des informations pour la rédaction de contrats de travail adaptés aux différents types de situation.