La question du financement des associations se pose avec plus ou moins d'acuité selon les situations…

La recherche de fonds implique un long travail et la formation d'une équipe est quasi indispensable pour conduire une action de cette envergure. Ces personnes vont se charger de :

• définir les objectifs de la campagne financière
• décider de la forme que prendra la recherche de fonds
• de repérer les partenaires (membres, pouvoirs publics, organismes privés, entreprises) susceptibles d'être sollicités
• des relations avec les donateurs

Faut-il tenter une recherche unique de dons importants ? Solliciter des subventions pour une activité ponctuelle ? Trouver de nouveaux membres pour « engranger » de nouvelles cotisations ? Vendre des produits ? Facturer certaines prestations ? Partager des locaux ? Mettre à disposition l'infrastructure de l'association (par exemple matériel informatique)? Organiser une manifestation (exposition, gala, kermesse, loto)? S'adresser à des donateurs particuliers qui offrent de l'argent et/ou du matériel ? Aux pouvoirs publics ? A des entreprises privées ? A des fondations ? A des clubs services ?

Les diverses sources de financement renvoient à des choix éthiques. Certaines « collent » mieux que d'autres à l'image de l'association, aux actions qu'elle conduit, aux prestations qu'elle offre ou encore aux usagers avec lesquels elle est en contact.

Rappelons que les diverses sources de financement des associations sont les sources financières internes et externes. Selon la mission de l'association, les options porteront sur une consolidation des ressources financières internes ou, plutôt, sur un renfort des ressources externes.

Les sources financières internes

• Les cotisations (source naturelle et première)
• Les ventes de biens, d'objets et de prestations

Les sources financières externes

• Les fonds publics (subvention générale/enveloppe budgétaire, financement du déficit de fonctionnement, etc.)
• Les fonds octroyés par des entreprises
• Les collectes de fonds traditionnelles : quêtes sur la voie publique, manifestations, expositions, kermesses et galas, dons, legs
• Les collectes de fonds plus modernes : mailings, imprimés tout ménage, contacts par téléphone avec donateurs potentiels, émissions radiophoniques ou télévisées où l'on incite les personnes à effectuer un don au profit d'une cause ou d'une association

Le dossier de présentation

Le dossier constitue le principal outil de communication avec les futurs sponsors ou donateurs. Il est donc indispensable et doit être préparé minutieusement.

Il n'est pas possible d'envoyer un dossier mal présenté au risque qu'il finisse au fond d'un tiroir. Le projet doit être élaboré de façon attractive. Il convient de dégager clairement les axes et les points forts, de faire comprendre aux partenaires pourquoi ils ont intérêt à répondre à la demande. L'objectif d'un tel dossier est avant tout d'intéresser le lecteur à soutenir l'activité à entreprendre. Il va contenir plusieurs documents.

1. Le contenu d'un dossier de présentation

• la lettre d'introduction
• la page de couverture
• la présentation du projet
• les objectifs visés
• une brève présentation des porteurs du projet
• le budget détaillé
• le plan de financement
• la contrepartie proposée aux sponsors
• les relations publiques
• les annexes.

Selon la taille du dossier, il vaut la peine d'ajouter une page de synthèse qui reprend tous les éléments résumés sur une seule page. Elle peut figurer après la page titre ou alors au dos du dossier.

1.1. La lettre d'introduction
Elle résume en quelques lignes le projet. Elle doit être nominative. Dans la mesure du possible, elle doit être adressée à la personne (responsable du secteur sponsoring ou communication pour les grosses entreprises, directeur pour les PME). Il vaut donc la peine de se renseigner sur le nom du destinataire, plutôt que de l'envoyer uniquement libellée au nom de l'entreprise.
Cette lettre est un trait d'union entre le destinataire et le dossier. Après en avoir pris connaissance, le lecteur saura de quoi il s'agit, ce qu'il va lire dans le dossier. Le plan d'une telle lettre prendra en considération :

• le motif de l'envoi ;
• une proposition claire ;
• des éléments de justification ;
• la suite à donner.

1.2. La page de couverture
Illustration, logo… si possible en couleur.
C'est souvent sur la base de la lettre d'introduction et de la page de couverture, que l' interlocuteur décidera du temps consacré à la lecture du dossier.

1.3. Les objectifs visés
Parler des objectifs poursuivis par votre association. Donner des informations sur les bénéficiaires de votre projet. Montrez ses objectifs spécifiques (sociaux, humanitaires, etc.).

1.4. La présentation des porteurs du projet
En quelques lignes, il s'agit de donner quelques informations sur les personnes qui, au sein de l'association, vont se charger de développer le projet.

1.5. Le budget
Le budget prévisionnel consiste simplement à présenter un tableau à deux colonnes : dépenses et recettes. La difficulté réside dans le fait qu'il ne faut rien oublier, qu'il faut pouvoir justifier les montants indiqués et qu'il faut être le plus réaliste possible.

1.6. Le plan de financement
Comment s'y prendre pour trouver le financement du projet ? C'est à cette question que le plan de financement doit répondre. Combien espérer recevoir de l'ensemble des sponsors, donateurs, des pouvoirs publics, de recettes diverses ? Il s'agit de détailler le mieux possible les recettes escomptées.

1.7. La contrepartie proposée aux sponsors
Que proposer à un sponsor potentiel ? Son logo sur votre affiche ? Le citer dans les médias ? Tout est possible. Soyez réalistes. Il n'est pas possible de demander Fr. 10'000.- à un sponsor sans placement de son logo sur une centaine d'affiches !

1.8. Les relations publiques
C'est souvent ce qui intéressera le plus des sponsors. Recenser les médias susceptibles de parler du projet. Il es aussi envisageable de trouver un moyen d'associer le sponsor à la couverture médiatique. Penser aussi à intégrer dans cette partie les retombées liées à des conférences, des stands de promotion ou d'informations.

1.9. Les annexes
Il s'agit, ici d'inclure :
une brève présentation de l'association (maximum 1 page A 4) traitant de la date de sa création, du nombre de membres, des buts poursuivis, des activités et services proposés, de ses ressources humaines et financières (une association pour qui ? Pour quoi ? Pour satisfaire quels besoins ?)

• Les statuts de l'association
• La liste des membres du comité de l'association (comprenant, par exemple, des indications sur leur situation professionnelle)

Et, le cas échéant, en fonction de vos interlocuteurs :

• le dernier rapport d'activité de l'association
• les comptes adoptés par la dernière assemblée générale
• le budget global de l'association

Parmi les sources de financement externes, il existe les fonds privés. Ce sont des organismes (des fondations) dont le but est d'aider financièrement des projets précis qui correspondent à leurs objectifs. Plusieurs critères peuvent entrer en ligne de compte (domaines d'intervention, publics visés, zones géographiques, etc.)

Comment s'y prendre concrètement ?

Le site zefix.admin.ch contient toutes les raisons individuelles, les sociétés en nom collectif etc. (donc les fondations) qui sont actives ou qui ont été radiées après le 1er janvier 2000. Plusieurs cantons, dont le canton de Vaud, exploitent leur propre Serveur sur Internet. Pour ceux-ci, Zefix permet un accès direct et gratuit aux données de l'extrait du Registre du commerce des sociétés inscrites.

L'exemple vaudois

1. www.zefix.admin.ch
2. Cliquer à droite sur écusson vaudois
3. Cliquer sur « Homepage ; Recherche dans la banque de données cantonale)
4. Inscrire dans le champ « Recherche de la raison de commerce » fondation (ou siège ou nature juridique ou nom et prénom de la personne).
5. Cliquer sur la fondation susceptible d'être sollicitée
6. Toutes les informations sur la fondation en question sont à disposition!
7. Ne reste plus qu'à solliciter la fondation en question en s'adressant à la personne signalée !
   

Les aides financières octroyées par les fonds publics varient considérablement tant au niveau de leur forme que de leur volume. Elles peuvent être :

• une subvention générale (une enveloppe budgétaire)
• un financement du déficit de fonctionnement
• un subside calculé en fonction des prestations offertes à la population
• un subside destiné à des projets spéciaux
• un subside d'urgence
• un subside symbolique (les pouvoirs publics attribuent une subvention modeste qui veut marquer son intérêt pour l'initiative en cours)

L'octroi de fonds publics peut placer l'association dans une situation relativement contraignante. Le plus souvent, ces subventions sont assurées sous certaines conditions (présentation des projets d'action, communication du budget et des comptes d'exploitation, participation à une évaluation périodique des résultats, alignement des salaires, etc.).

Les subventions accordées s'inscrivent dans un souci de complémentarité entre action associative et action des pouvoirs publics. Dans le meilleur des cas, des conventions de collaboration sont établies entre les partenaires. Le plus souvent, des contrats de prestations indiquent les services/activités qui seront financés par l'Etat et les conditions à respecter pour y avoir droit.

Si c'est cette piste qui est retenue, il convient, en premier lieu, de s'adresser à la commune. En effet, il est rare qu'un canton subventionne une association qui n'est pas soutenue au plan local (commune).

C'est à l'association qu'il revient de décider, statutairement ou en assemblée générale, de la tenue d'une comptabilité. En effet, seules les associations qui sont pas inscrites au Registre du commerce, ont l'obligation légale de tenir une comptabilité (les documents comptables doivent être conservés pendant dix ans). Toutefois, la comptabilité est un moyen de gestion quasi indispensable au bon fonctionnement de toute association.

Les comptes sont nécessaires pour :

• rendre des comptes à l'assemblée générale, lorsque les statuts le prévoient
• justifier, du caractère non lucratif des activités de l'association auprès des services fiscaux
• solliciter des subventions.

Ils sont aussi utiles pour :

• connaître en permanence les disponibilités financières de l'association
• décider de la façon d'équilibrer un budget, de développer une activité, de financer un achat
• contrôler les résultats, évaluer le coût réel d'une activité
• informer les membres, etc.

Quels documents établir ?

La comptabilité en partie simple, appelée aussi « comptabilité recettes-dépenses » convient bien aux associations dont les mouvements de fonds sont peu importants. Les documents à établir et gérer sont : le livre comptable, le compte d'exploitation, le bilan et le budget.

Le Livre comptable
C'est le document de base de votre comptabilité, souvent appelé « Livre Recettes-Dépenses », ou « Livre de Caisse ».
Quels que soient les outils utilisés (supports informatique ou « papier ») ce document va vous permettre de calculer à tout moment le solde disponible par la différence entre les recettes et les dépenses.

Le Compte d'exploitation
Le Compte d'exploitation regroupe les charges (les dépenses) et les produits (les recettes) liés au fonctionnement de l'association au cours de l'exercice (en règle générale annuel).
Plus adapté que le livre comptable, qui présente un enregistrement de toutes les opérations au jour le jour, le compte d'exploitation regroupe les dettes de l'association, les créances, les opérations de fonctionnement, d'équipement, etc. L'établissement du plan comptable (des différents postes) demande du temps et de la réflexion !

Le Bilan
Le bilan fait ressortir à une date précise (en règle générale à la fin de l'année civile), la situation de fortune de l'association par comparaison entre le total de l'ACTIF et celui du PASSIF.

Le Budget
Le budget exprime, sous la forme de comptes prévisionnels, les objectifs chiffrés de l'association.

Un exemple de livre comptable figure dans le pdf ci-dessus.

Quelques principes à retenir

Prévoir de conserver et de classer tous les documents comptables.

Utiliser plusieurs dossiers :

• un dossier « cotisations », pour suivre la rentrée des cotisations et classer les reçus ;
• un dossier « factures d'achats acquittées » ;
• un dossier « notes de frais », numérotées, sans oublier leurs justificatifs ;
• un dossier contenant les relevés de comptes.

Prendre l'habitude d'enregistrer immédiatement toutes les dépenses et les recettes.

A la fin de chaque mois et en fin d'année, arrêter le solde et l'inscrire sur la ligne « report à nouveau », au début du mois ou de l'exercice suivant (en recettes si c'est un excédent, en dépenses si c'est un déficit).

S'il y a de nombreuses opérations de caisse, il vaut la peine de distinguer deux livres comptables : un livre postal et un livre de caisse.

Vérifier chaque mois l'exactitude des « avis de situation ».

Il est possible de se contenter d'un simple enregistrement des opérations sur deux colonnes, « recettes » et « dépenses », surtout si elles sont très peu nombreuses.

Il est toutefois nécessaire de ventiler les recettes et les dépenses, dès le départ, en fonction de leur nature ou des activités concernées. Ainsi, le travail de présentation des comptes en fin d'année est facilité de même que la gestion de chaque activité.

Un exemple de compte d'exploitation figure dans le pdf ci-dessus.

Quelques principes à retenir

Pour déterminer la situation financière de l'association à un moment donné (en règle générale à la fin de l'année civile), il est nécessaire de connaître en particulier :

• l'ensemble des biens matériels (argent, biens mobiliers, matériel, etc.); composant le patrimoine de l'association ;
• l'ensemble des montants dus par des tiers (débiteurs, etc.) ;
• l'ensemble des montants dus à des tiers (créanciers, fournisseurs, etc.).

Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à des opérations d'inventaire, en d'autres termes d'établir la liste détaillée des charges et des produits liés à l'association. Pour le classement des produits, on trouve souvent les éléments suivants :

• dons et subventions ;
• cotisations ;
• recettes d'activités ;
• ventes de produits ;
• etc.

Pour le classement des charges, on trouve, en règle générale, les éléments suivants :

• personnel (salaires et charges sociales) ;
• loyer ;
• frais divers de gestion (matériel de bureau, frais postaux, etc.) ;
• frais liés aux prestations et aux tâches de l'association ;
• etc.

Un exemple de budget figure dans le pdf ci-dessus.

Quelques principes à retenir

Un budget est normalement établi pour une année, mais il peut tenir compte des objectifs à long terme de l'association (doubler le nombre des membres en cinq ans, résorber un déficit antérieur en deux ans, etc.). Ces objectifs sont alors répartis sur plusieurs années.

Il convient de prendre en considération chaque activité prévue en retenant, si possible, plusieurs hypothèses de travail. Faire de même avec les autres postes : loyer, frais de gestion, salaires, etc. Si l'association n'est pas nouvelle, le travail s'en trouvera facilité puisque l'on peut se baser sur les budgets antérieurs.

Dans un deuxième temps, il est nécessaire d'établir la synthèse des objectifs et des besoins chiffrés pour les différents secteurs, puis d'examiner la situation.

L'établissement du budget aide à répondre à des questions telles que : de quels financements extérieurs, de quelles activités, de quel nombre de membres dépend l'équilibre financier de l'association ? Quels doivent être les prix des prestations proposées par l'association ? A combien fixer les cotisations ? Le cas échéant, il conviendra d'étudier la possibilité d'améliorer la situation financière de l'association (ajustements des cotisations, recherche de subventions, économies possibles, etc.).

Contrôler l'exécution du budget
Des prévisions aux réalités, il peut y avoir des écarts. Ces décalages risquent de se traduire par des objectifs non atteints, un compte d'exploitation, voire une trésorerie déséquilibrée. Il est indispensable de vérifier régulièrement la réalisation des prévisions de façon à prendre à temps les mesures de corrections qui s'imposent. Si l'association conduit plusieurs activités, il est souhaitable d'établir un budget propre à chacune d'elles.

La trésorerie
Et puis, il convient de suivre systématiquement l'état de la trésorerie. Il est difficile de payer les factures lorsqu'il n'y a plus rien dans la caisse. Quelques précautions s'imposent :

• organiser l'appel des cotisations suffisamment tôt dans l'année ;
• ne pas attendre trop longtemps pour effectuer un rappel des cotisations ;
• si l'association attend des subventions, tenir compte de la période où elle sera versée.
• le prêt bancaire existe mais il est souvent onéreux. Le cas échéant, il est également possible d'obtenir un délai de paiement pour certaines factures.
  

Un exemple de bilan figure dans le pdf ci-dessus.

Quelques principes à retenir

Le bilan est un tableau récapitulatif des divers inventaires à une date précise.
Il comprend deux colonnes distinctes pour les sommes :

• celle de gauche, appelée ACTIF, groupe tous les éléments représentant ce que l'association possède, y compris les droits financiers que l'association a sur les débiteurs ;
• celle de droite, appelée PASSIF, groupe les dettes et les engagements financiers que l'association a pris envers les créanciers.

Le bilan fait apparaître un capital propre ou un découvert.

• Lorsque le total de l'ACTIF est plus élevé que celui du PASSIF, il apparaît un excédent d'ACTIF appelé capital.
• Le capital figure au bilan au-dessous du PASSIF.
• Un bilan présente deux totaux égaux.
• Lorsque le total du PASSIF est supérieur à celui de l'ACTIF un découvert apparaît au bilan.
• Le découvert s'inscrit alors au-dessous de l'ACTIF. Il représente un excédent des dettes, c'est-à-dire un excédent du PASSIF.
• Il y a situation de fortune nulle au bilan lorsque le total de l'ACTIF est égal à celui du PASSIF.