Le dossier de présentation de votre association est un outil indispensable pour toute communication.

Une formule pratique peut être la réalisation de documents indépendants, plus faciles à mettre à jour et pouvant être distribués séparément selon les circonstances (le public-cible). Il vaut la peine d'être attentifs à harmoniser leur présentation pour réussir à les réunir dans un même dossier.

En règle générale, un dossier de présentation complet, comprend les documents suivants :

• Une page A 4 qui présente l'association (date de sa création, nombre de membres, buts poursuivis, activités et services proposés, ressources humaines et financières). En résumé, une association pour qui ? Pour quoi ? Pour satisfaire quels besoins ?
• La charte institutionnelle
• Les statuts de l'association
• La liste des membres du comité de l'Association (comprenant, par exemple, des indications sur leur situation professionnelle)
• Le dernier rapport d'activité de l'Association
• Les comptes adoptés par la dernière Assemblée générale
• Le budget global de l'Association

Une association, c'est d'abord un regroupement d'individus qui partagent des valeurs communes, qui s'unissent pour mettre en œuvre une idée ou répondre à une demande et qui gèrent ensuite un projet.

La communication interne est donc le cœur même du fonctionnement associatif.

Elle a pour but de permettre la compréhension de chacun (Comité, salariés, bénévoles, membres de l'Association) du projet de l'Association, de son évolution et de sa mise en œuvre par la transmission régulière d'informations.

Il s'agit aussi de faciliter l'expression de chacun à propos de son travail et de son rôle en lui permettant d'émettre des suggestions, de formuler des critiques, de proposer des innovations.

Il est nécessaire de définir une politique de communication interne avec :

• ses objectifs
• ses publics cibles (comité, bénévoles, salariés, membres, etc.)
• ses messages (contenu d'information)
• ses moyens (forme et dosage de documents d'information, politique de réunion, manifestations internes )
• se donner les moyens d'évaluer les effets de la politique mise en place.

Entretenir les contacts avec les membres

Gardez à l'esprit le fait que les membres de votre association sont toujours à conquérir. Qui sont-ils ? Vous le saurez si vous établissez un fichier comportant :

• leur nom, leur prénom
• leur adresse, leur numéro de téléphone personnel/professionnel, leur e-mail
• leur profession
• leur âge
• leur date d'adhésion
• les soutiens qu'ils peuvent vous apporter, les personnalités qu'ils connaissent, etc. Insister, notamment, sur les compétences qu'ils sont à même de mettre au service de l'association.

Informer les membres de votre association

Pour cela, songez à divers moyens :

• des rencontres
• l'envoi de circulaires, de lettres d'informations, d'un bulletin, etc. Leur présentation doit être attractive et concise pour éviter la corbeille à papier
• Utiliser, aussi, le courrier électronique

Il est possible que des membres se comportent, vis-à-vis de l'association, comme de simples utilisateurs. Mais, bien informés et motivés, ils font connaître l'association autour d'eux et recrutent de nouveaux membres.

Les associations doivent se faire connaître et se faire reconnaître.
Projeter son image à l'extérieur est utile pour peser sur les événements, manifester son utilité sociale, recruter de nouveaux membres, etc.

Il s'agira d'abord de déterminer :

• le public prioritaire de l'Association
• le message principal que l'on veut faire passer (message le plus simple et le plus clair possible)
• le ton général de la communication (exprimer surtout la sensibilité de l'Association)
• la méthode d'évaluation de l'impact de la communication

Cela implique :

• Un projet clair en ayant à l'esprit les objectifs et les besoins de l'Association. D'évaluer ses moyens (financiers, en ressources humaines) avant de se lancer dans une opération d'envergure
• Une communication intégrée où l'ensemble des membres engagés dans l'action participent d'une manière ou d'une autre dans les opérations de communication
• De marquer sa différence soit communiquer l'originalité de l'Association et des services qu'elle offre
• De savoir faire et de savoir dire (créer des dossiers de presse, constituer des fichiers, etc.)
• De faire savoir à temps (donner son avis sur un projet avant qu'il ne soit voté, communiquer la date d'une manifestation ni trop tôt, ni trop tard).

L'idéal est de réussir à bénéficier des conseils d'un professionnel (journaliste, publiciste, graphiste). Il est indispensable de trouver, au sein du Comité, des personnes disposées à se charger des relations publiques qui seront responsables de :

• La réalisation des documents (plaquette d'information, charte institutionnelle, etc.)
• leur diffusion
• du relais entre l'association et les médias (presse, radio, télévision)
• de la documentation sur des domaines proches des préoccupations de l'association
• de l'élaboration d'une « revue de presse » sur l'association
• etc.

Un budget spécial communication
Les actions de communication, si réduites soient-elles, ont toujours un coût. Même si le budget global est modeste, il convient de retenir une rubrique « communication » pour ne pas devoir abandonner en cours de route une action, faute de moyens pour en assurer la promotion.

Le site internet
Etre « présents » sur la toile coûte cher ? Pas si sûr ! Aujourd’hui, il est possible de disposer d’un site Internet à des prix imbattables et de le gérer soi-même ! Pour en savoir plus www.kameleo.ch.

Le journal
Le bulletin permet de diffuser largement des informations, à la fois aux membres de l’association et au public. Avant de se lancer dans une telle réalisation, il est indispensable  se demander s’il est possible de respecter le rythme de parution et sa qualité de présentation. En Suisse, les journaux et périodiques suisses peuvent bénéficier des prix préférentiels de la Poste ainsi que d’une offre de prestations spéciales s’ils remplissent les conditions fixées par la loi.
Pour en savoir plus, s’adresser la Poste suisse, Centre service journaux, cp. 1000 , 1001 Lausanne, tél. 021 344 36 34 csjouestpm@post.ch

La lettre personnalisée (courrier classique ou électronique)
C'est une formule intermédiaire entre le tract et le bulletin d'information. Moins contraignante, elle attire davantage l'attention que le tract.
Une idée économique et facile à retenir ! L’utilisation du courrier électronique !

L'affiche
L'affiche doit pouvoir être vue par quelqu'un qui passe à pied ou en voiture. Il faut d'abord attirer son regard (d'où l'importance des dessins et des couleurs).

Le tract
C'est un outil classique pour toucher un grand nombre de personnes. Sa distribution peut s'effectuer dans les boîtes à lettres, les entrées des cinémas, des gares, des parkings, des institutions, etc.

Les outils audio-visuels
D'autres moyens sont venus compléter le montage diapositives classique. Le diaporama avec images numériques, ordinateur, projecteur, écran, etc.

Les autres moyens
Il est également possible d’acheter un « espace publicitaire » dans un ou plusieurs supports (par exemple dans la presse locale). Il est important d’éviter un langage trop publicitaire comme de tomber dans les pièges d'une publicité trop agressive.

Le communiqué de presse

Les journalistes reçoivent tous les jours des centaines d'informations, toutes plus « intéressantes » les unes que les autres.
Pour avoir une chance de voir son communiqué retenu, il est indispensable d’être brefs, simples, de donner un titre accrocheur, etc.

Promouvoir une activité

L'activité peut intéresser des publics très différents. Le premier travail est donc de les identifier aussi précisément que possible. Qui sont-ils ? Combien sont-ils ? Où les toucher ? Ces renseignements vont vous permettre de prévoir les moyens à mettre en œuvre pour prendre contact avec eux, c'est-à-dire :

• le nombre de lettres à adresser
• le modèle de base à adapter en fonction du public visé
• le nombre d'affiches et de tracts que vous allez réaliser
• les lieux de diffusion
• etc.

En conservant les mêmes termes, le même graphisme, les mêmes arguments, le public réussir à mieux retenir le message et à reconnaître l' association.

Les manifestations

Quel que soit l'objectif, de telles actions ne s'improvisent pas. Leur réussite, et donc la qualité du message diffusé, dépend du soin et de la rigueur apportés à leur préparation. Il convient de constituer équipe de quelques personnes pour couvrir tous les aspects de la préparation et du déroulement de la manifestation. Répartir les tâches en désignant par exemple :

• un coordinateur responsable de la manifestation. Il s'assure en permanence que chaque tâche est réalisée dans les conditions prévues et acceptées par chaque membre de l'équipe. Il veille au bon déroulement de la manifestation dans le respect des horaires et règle les détails de dernière minute
• un responsable de l'information. Ce dernier prend en charge la conception et la réalisation des instruments retenus (affiches, tracts, communiqués de presse…)
• un responsable des lieux où se déroule la manifestation qui prévient les autorités locales, s'occupe de la location, de l'aménagement, de la décoration et du balisage des lieux
• un responsable des relations chargé de demander un soutien aux membres de l'association, voire à d'autres personnes ou organismes

Un spectacle

L'organisation d'un gala, d'un bal, d'une kermesse, et de façon plus générale d'une manifestation accueillant des artistes et diffusant de la musique, nécessite les démarches suivantes. Il convient de :

• prévenir votre compagnie d'assurance pour vérifier que vous êtes couvert ; sinon, il convient de contracter une police d'assurance pour l'occasion ;
• déposer une « demande d'autorisation pour manifestation », au plus tard 15 jours avant la manifestation à la Direction de police de la commune. Si la manifestation nécessite l'intervention de plusieurs services communaux, voire cantonaux, ou encore fédéraux, prendre contact avec ces instances plus rapidement.

S'il y a vente de tabac et d'alcool, il est nécessaire de solliciter une autorisation auprès de l'administration communale du lieu où le débit va être installé, au plus tard quinze jours avant la manifestation. Il en va de même pour la vente de nourriture autre que des sandwichs. Idem si pour l'organisation de tombola, un loto, etc.

Pour l'organisation de concert, d'une pièce de théâtre, ne pas oublier d'obtenir les autorisations relatives aux droits d'auteur.
A Lausanne, le Bureau des Manifestations est à disposition pour donner toutes les explications nécessaires sur les formalités à accomplir en fonction de la législation en vigueur 021 315 32 48. Une brochure (gratuite) indique les démarches à entreprendre et la liste des salles et refuges de la région lausannoise.

Une exposition

Pour une exposition dans les locaux de l'association ou dans des locaux mis à disposition,

• adapter l'aménagement de votre stand à la configuration des lieux, (visitez, si possible, les lieux auparavant)
• soigner la réalisation des panneaux qui pourront vous servir par la suite.
• assurer une permanence active au stand ; prévoir une animation, un montage audiovisuel, la venue d'une personnalité connue, etc.
• apporter au stand un matériel de présentation de l'association (dossier, brochure, tracts…), des gadgets (porte-clés, stylos, tee-shirts au sigle de l'association)
• prévoir des boissons pour désaltérer les visiteurs

Un défilé, une manifestation de rue

Avant de « descendre dans la rue » :

• prendre contact avec les autorités de police
• étudier soigneusement les slogans qui vont être scandés
• penser aussi aux calicots, aux pancartes, aux badges ; essayez d'harmoniser graphismes et couleurs pour éviter de « faire désordre »
• envisager éventuellement un service d'ordre
• etc.